Офисный переезд (inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd) — это всегда вызов, ведь очень важно, чтобы весь процесс прошел быстро, и сотрудники компании смогли оперативно приступить к своим основным обязанностям на новом месте.
Как подготовиться к офисному переезду с грузчиками?
Привлечение профессиональных грузчиков для офисного переезда (например, ребят из компании «Инка-Транс» — www.inka-trans.ua/perevozki-kiev/uslugi-gruzchikov) может значительно облегчить эту задачу и сэкономить время и силы сотрудников. Подготовиться к их приходу можно следуя следующим шагам:
- Определите дату, время и последовательность действий. Назначьте ответственных за каждый этап. Составьте список всего, что нужно перевезти, с указанием хрупких и ценных предметов.
- Используйте этот момент, чтобы избавиться от ненужных вещей и оптимизировать хранение документов. Так Вы сможете сэкономить на транспортировке и освободить место в новом офисе.
- Заблаговременно сообщите сотрудникам о предстоящем переезде и дайте четкие инструкции по упаковке личных вещей и рабочих материалов. Для этого удобно использовать специальные памятки или чек-листы.
- Если в офисе хранятся важные документы, личные дела сотрудников или финансовая информация, продумайте, как их безопасно перевезти и кто будет иметь к ним доступ.
- Отключите и упакуйте оргтехнику, серверы, кондиционеры согласно инструкциям производителя. Например, для переезда серверов необходимо сделать резервные копии данных, отключить питание, отсоединить кабели и поместить в специальные ящики с амортизацией.
- Промаркируйте все коробки и мебель специальными этикетками с указанием содержимого и места назначения (номера кабинета или отдела). Это существенно облегчит работу грузчиков и поможет быстрее расставить вещи на новом месте.
- Проверьте, есть ли удобный подъезд и парковка у нового офиса для грузовиков, работают ли лифты, достаточно ли широкие дверные проемы и коридоры.
- Обсудите все детали с транспортной компанией, предоставляющей услуги грузчиков. Предоставьте им максимум информации о количестве и специфике грузов, схемы старого и нового офисов, список хрупких и ценных предметов.
Что делать в день офисного переезда?
- С утра еще раз убедитесь, что все вещи упакованы, промаркированы и готовы к погрузке. Проверьте, не забыли ли Вы отключить и подготовить к транспортировке оргтехнику. Удостоверьтесь, что у всех ответственных лиц есть актуальный план переезда и контакты друг друга.
- Встретьте грузчиков и проведите инструктаж. Покажите им, где располагаются грузы, куда можно подогнать машины, как лучше организовать погрузку. Еще раз пройдитесь по списку хрупких и ценных предметов, требующих особого обращения.
- Сфотографируйте или снимите на видео, в каком состоянии находится мебель, техника и другие ценные предметы до того, как их начнут перемещать. Это поможет в случае возникновения споров о повреждениях при транспортировке.
- Назначьте ответственных лиц, которые будут следить за погрузкой в старом офисе и разгрузкой в новом. Они должны проверять, все ли грузы отправлены и получены, помогать грузчикам с навигацией и размещением коробок в нужных кабинетах.
- После завершения разгрузки внимательно осмотрите свое имущество. Проверьте, все ли на месте, нет ли видимых повреждений. Если есть замечания — зафиксируйте их в акте приема-передачи.