Згідно із законодавством, при продажу товарів чи наданні послуг підприємці зобов’язані видавати клієнтам чеки. Які є суттєві відмінності між класичним РРО і ПРРО для ФОП та який касовий апарат все ж краще вибрати? Розглянемо у матеріалі.
Класичний і програмний РРО: основні відмінності
Згідно із Законом України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» підприємці можуть реєструвати розрахункові операції як через класичний, так і через програмний РРО. Якщо на законодавчому рівні між ними різниці немає, то у функціоналі є суттєві відмінності.
Що таке класичний РРО?
Реєстратор розрахункових операцій (РРО) — це фізичний касовий апарат, який може працювати як автономно, так і в мережі з підключенням до центральної бази даних.
Можливості РРО
Обслуговування. РРО потребують регулярного технічного обслуговування, ремонту і термін експлуатації у них обмежений.
Звітність. Податкову звітність при використанні РРО потрібно подавати фізично або через електронний кабінет платника податків. Підприємець, який використовує РРО, повинен також додатково вести книги обліку КОРО.
Чеки. З РРО можна видавати покупцям друковані чеки.
Що таке програмний РРО (ПРРО)?
Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) — це програма, яка встановлюється на будь-який зручний для підприємця пристрій і є сучасним аналогом класичних касових апаратів.
Можливості ПРРО
Обслуговування і використання. ПРРО не лише значно дешевші в обслуговуванні, оскільки не потребують додаткового обладнання і ремонту, а й мобільніші — планшет чи ноутбук можна брати з собою при виїзді до клієнта чи на торгову точку. Щоб ПРРО міг передавати дані на сервер податкової служби потрібен інтернет-зв’язок.
Чеки. З ПРРО покупцям можна видавати і друковані, і електронні чеки. Для друкованих знадобиться принтер.
Інтеграції з обліковими системами. Це суттєва перевага програмного реєстратора, адже підприємець може поєднати його з більшістю сервісів, що потрібні в роботі бізнесу, аніж традиційний касовий апарат.
«Вчасно» створив зручний ПРРО для ФОП, який дозволяє видавати фіскальні чеки та працювати за вимогами законодавства України. Використовувати функціонал програмного РРО «Вчасно.Каса» може будь-який підприємець безкоштовно. Це гарне рішення для малого бізнесу, якому, за новими вимогами закону, потрібно переходити на використання касових апаратів.
Для кого ПРРО/РРО є обов’язковим?
Законодавство зобов’язує використовувати реєстратор розрахункових операцій:
- ФОП на загальній системі оподаткування, а також 2, 3 і 4 групи спрощеної системи;
- ФОП, котрі приймають оплату готівкою;
- ФОП, котрі приймають оплату за допомогою банківського терміналу або застосунку в смартфоні;
- ФОП, котрі приймають оплату за товари через системи інтернет-еквайрингу. Є виняток: для оплати послуг (репетиторства, дизайну тощо) ПРРО/РРО не потрібен;
- ФОП, котрі відправляють товари накладеним платежем через Нову пошту і отримують післяплату на картку-ключ за реквізитами IBAN;
- ФОП, котрі торгують підакцизними товарами.
Для кого ПРРО/РРО не є обов’язковим?
Деякі категорії підприємців не зобов’язані використовувати фізичні чи програмні РРО. Це платники податків 1 групи спрощеної системи оподаткування, почасти, працівники, які надають побутові послуги (фотографи, перукарі).
Також підприємці, які продають товари в сільській місцевості з використанням розрахункових книжок та КОРО з дотриманням таких умов:
- не торгувати підакцизними товарами (алкогольними напоями, тютюновими виробами тощо);
- не продавати товари в приміщенні, де продаються підакцизні товари;
- не продавати додатково в інтернеті;
- відправляти товари Укрпоштою;
- не перевищувати граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів або надання послуг (167 розмірів мінімальної заробітної плати);
- приймати оплати на картку-ключ за номером картки.
Які переваги дає ПРРО для ФОП?
Зазвичай ФОП вибирають між ПРРО та РРО залежно від виду і потреб бізнесу, а також обсягу своїх операцій. Проте з кожним роком все більшої популярності серед малого та середнього бізнесу набирають саме ПРРО. Що краще: РРО чи ПРРО? — детальніше можна дізнатися у блозі «Вчасно». Нижче коротко розглянемо переваги програмного РРО, які можуть бути корисними для ФОП:
Легкий старт. У порівнянні з класичними РРО, встановити ПРРО значно легше і швидше. Наприклад, у сервісі «Вчасно.Каса» підприємець може зареєструвати ПРРО у податковій онлайн і в той же день видати перший чек.
Мобільність. ПРРО можна встановлювати навіть на смартфонах і планшетах. Головне, щоб був доступ до Інтернету. Тоді його можна буде брати на торгові точки чи на виїзд до клієнта для надання послуги чи продажу товару.
Автоматичні оновлення. Зазвичай, провайдери ПРРО самостійно стежать за законодавчими змінами та оновлюють програму відповідно до них.
Безпека даних. Ризик пошкодження чи втрати даних про розрахункові операції — мінімальний, адже всі вони надійно зберігаються у хмарних сервісах.
Економія коштів. Програмний РРО не потребує покупки дорогого обладнання чи витрат на ремонт і обслуговування. Все встановлюється на комп’ютер, планшет чи навіть смартфон.
Мінімізація паперової рутини. Електронне ведення документів спрощує адміністрування та зберігання даних.
Критерії вибору ПРРО: на що слід звертати увагу?
Для того, щоб вибрати для свого бізнесу найкращий варіант, підприємцю слід звертати увагу на такі можливості сервісів:
1. Підтримка пристроїв. Варто переконатися для яких пристроїв та операційних систем підходить РРО — смартфон, планшет, ноутбук;
2. Оновлення — чи регулярно відбувається оновлення програмного забезпечення та як забезпечується підтримка клієнтів з боку сервісу;
3. Гнучка робота з чеками — чи підтримує видачу електронних і друкованих чеків, чи є можливість застосовувати знижки, писати коментарі тощо;
4. Інтеграція з необхідними системами. Важливо, щоб ПРРО міг інтегруватися з потрібними підприємцю системами обліку тощо;
5. Офлайн-режим — важливий критерій на випадок відсутності інтернету чи електроенергії, який забезпечить безперервну роботу бізнесу;
6. Зручність — інтерфейс програми має бути зрозумілим і зручним як для підприємця, так і для співробітників, які щодня працюватимуть з сервісом;
7. Підтримка різних способів оплат: чи передбачає сервіс післпяплату, передплату, можливість оплатити товар/послугу готівкою, карткою, тощо;
7. Безпека даних. ПРРО повинен забезпечувати високий рівень безпеки даних, особливо фінансової інформації та даних клієнтів.
У різних провайдерів програмних РРО можна знайти додаткові переваги для підприємців. Зокрема ПРРО «Вчасно.Каса» ФОПи можуть підключити практично до будь-якого платіжного терміналу чи облікової системи (сервіс має понад 60 інтеграцій), вести облік товарів і видавати чеки за передплату.