В Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку даних про роботу. Завершити оцифрування трудових книжок мають до 10 червня 2026 року. Через це багато працівників хвилюються, чи не втратять вони страховий стаж, якщо їхні документи не внесуть до електронного реєстру вчасно. Повідомляє сайт Kirovograd з посиланням на Пенсійний фонд.
У Пенсійному фонді України пояснюють: відсутність електронної копії трудової книжки сама по собі не означає втрату стажу. Водночас оцифрування зменшує ризики під час майбутнього оформлення пенсії або підтвердження періодів роботи.
Кому радять оцифрувати трудову книжку
Оцифрування трудової книжки рекомендують усім працівникам, які мають паперові записи про роботу. Йдеться насамперед про періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року, адже саме ці дані не завжди повністю відображені в електронних реєстрах.
Подати трудову книжку в електронному вигляді варто:
- працівникам, які офіційно працюють;
- людям, які шукають нову роботу;
- громадянам, які працювали або працюють за кордоном;
- тим, хто має стару, пошкоджену або частково заповнену трудову книжку;
- працівникам, які хочуть заздалегідь перевірити свої дані перед оформленням пенсії.
Для працівника електронна трудова книжка є способом зберегти записи про трудову діяльність у цифровому форматі. Для роботодавця — це можливість швидше перевірити підтверджений досвід кандидата або працівника.
Чи зникне страховий стаж без оцифрування
Якщо трудову книжку не оцифрувати до встановленого строку, страховий стаж не анулюється. Дані з паперових документів не втрачають юридичного значення лише через те, що їх ще не внесли до електронного реєстру.
У ПФУ зазначають, що оцифрування не є умовою збереження стажу. Це інструмент для зручнішого підтвердження трудового шляху, особливо коли йдеться про роботу до 2004 року.
Проте без електронної копії можуть виникнути додаткові перевірки. Якщо людина звертатиметься по пенсію, Пенсійному фонду може знадобитися більше часу, щоб підтвердити окремі періоди роботи за паперовими документами.
Що буде після 10 червня 2026 року
Дата 10 червня 2026 року визначена як завершення основного етапу оцифрування трудових книжок. Це не означає, що після цієї дати стаж працівників без електронної трудової буде скасований.
Паперова трудова книжка й надалі може використовуватися для підтвердження періодів роботи, якщо відповідні дані відсутні в електронному реєстрі. Однак у разі втрати або пошкодження документа довести стаж буде складніше.
Саме тому працівникам радять перевірити, чи внесені відомості про їхню трудову діяльність до електронної системи. Якщо даних немає, їх можна подати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Який стаж уже є в електронному реєстрі
Стаж після 1 січня 2004 року враховується на підставі даних державного реєстру застрахованих осіб. Інформація формується за звітністю роботодавців і сплатою єдиного соціального внеску.
Тому для періодів після 2004 року наявність сканованої копії трудової книжки не є основним способом підтвердження стажу. Дані вже мають бути в електронній системі, якщо роботодавець подавав звітність належним чином.
Інша ситуація з періодами до 2004 року. Тоді електронний облік ще не діяв у нинішньому форматі, тому головним доказом роботи залишаються паперові документи: трудова книжка, довідки підприємств, накази, архівні виписки.
Хто має подавати трудову книжку на оцифрування
Формально передання відомостей про трудову діяльність до Пенсійного фонду покладене на роботодавців. Водночас працівник також може самостійно подати скановані копії документів через електронний кабінет на порталі ПФУ.
Для цього потрібно мати доступ до електронних сервісів Пенсійного фонду та якісні копії сторінок трудової книжки. Важливо, щоб на зображеннях були чітко видні записи, печатки, дати прийняття і звільнення, назви підприємств та підстави внесення записів.
Якщо працівник не впевнений, чи роботодавець уже подав документи, він може перевірити інформацію в особистому кабінеті на порталі ПФУ. У разі відсутності даних трудову книжку можна подати повторно або самостійно.
Які труднощі можливі без електронної трудової
Відсутність оцифрованої трудової книжки не позбавляє людину права на стаж. Але під час оформлення пенсії або перевірки трудової біографії можуть виникнути затримки.
Проблеми можливі, якщо:
- паперова трудова книжка втрачена;
- частина записів пошкоджена або нечітка;
- підприємство, де працювала людина, ліквідоване;
- архівні документи складно знайти;
- у записах є помилки в датах, назвах посад або підприємств;
- окремі періоди роботи не підтверджені іншими документами.
У таких випадках людині можуть знадобитися додаткові довідки, накази з місця роботи, архівні виписки або інші документи, які підтверджують трудову діяльність.
Що треба знати працівникам
Оцифрування трудової книжки в Україні має рекомендаційний характер для збереження та зручного доступу до інформації про стаж. Якщо документ не буде внесений до електронного реєстру до 10 червня 2026 року, страховий стаж не зникне.
Періоди роботи до 2004 року підтверджуються паперовими документами. Періоди після 2004 року враховуються за даними державного реєстру застрахованих осіб.
Працівникам радять перевірити свої дані на порталі Пенсійного фонду України та за потреби подати скановану трудову книжку самостійно. Це допоможе уникнути додаткових перевірок у майбутньому та спростить підтвердження стажу під час оформлення пенсії.
Читайте також: Графіки відключень світла можуть повернутися влітку